《取消外国公文书认证要求的公约》生效实施后涉外公证需注意的问题
来源: | 作者:深圳市前海公证处 | 发布时间: 235天前 | 1284 次浏览 | 分享到:


《取消外国公文书认证要求的公约》(下称“《公约》”)将于2023年11月7日在中国生效实施。《公约》旨在简化公文书跨国流转程序。以最常见的涉外公证书为例,自11月7日起,中国送往其他缔约国使用的公证书,仅需办理《公约》规定的附加证明书(Apostille),即可送其他缔约国使用,无需办理中国和缔约国驻华使领馆的领事认证(即通常所称“单/双认证”);其他缔约国公证书送中国内地使用,只需办理该国附加证明书,无需办理该国和中国驻当地使领馆的领事认证。


对涉外公证机构而言,需要注意以下几个问题:

涉外公证书跨境流程

简化适用范围。

涉外公证书简化跨国流转程序只限于《公约》缔约国之间,发往非《公约》缔约国或《公约》对其尚未生效的缔约国的涉外公证书,仍然按照目前的领事认证程序,即需办理中国和缔约国驻华使领馆的领事认证(“单/双认证”)。建议当事人事前应咨询了解使用方具体要求。


截至2023年10月23日,《取消外国公文书认证要求的公约》缔约国包括亚洲(22个)、非洲(16个)、欧洲(44个)、北美洲(21个)、南美洲(12个)、大洋洲(10个),详见《取消外国公文书认证要求的公约》缔约国名单(截至2023年10月23日).doc。但需注意的是,中国、加拿大之间将于2024年1月11日开始适用《公约》,中国、卢旺达之间将于2024年6月5日开始适用《公约》;中国与印度之间不适用《公约》;中国与其不承认具有主权国家地位的《公约》成员间不适用《公约》。

涉外公证书跨境流程

简化操作流程。

公证机构出具涉外公证书后,当事人持身份证件、涉外公证书以及公证机构出具的介绍信、公函,根据预约前往外交部授权的公证机构所在地省市外事部门,申请办理涉外公证书附加证明书(Apostille)。受理申请的外事部门在审验涉外公证书最后一个签名、印鉴属实后,在涉外公证书上加签附加证明书。当事人持附加证明书的涉外公证书即可在缔约国跨境使用。


前海公证处延续之前领事认证“一站式”代办服务模式,继续为涉外公证书办理附加证明书提供“一站式”延伸代办服务,群众可无需亲自到外事部门办理。

为涉外公证书签发附加

证明书的主管机关。

中国外交部是《公约》规定的附加证明书主管机关,并为中国境内出具的涉外公证书签发附加证明书。受外交部委托,广东省外办、深圳市外办均可为深圳市各公证机构出具的涉外公证书签发附加证明书。

涉外公证书的办理需持续关注

领事认证汇编。

公证机构在办理涉外公证时,需关注中国领事服务网发布的《外国驻华使馆(代表处)领事认证规定汇编》(持续更新)有关使用地对于涉外公证书译文、格式等政策性规定和要求。遇到新情况新问题及时与省市外事部门联系沟通。


常见问题问答(摘自“中国领事

服务网”)。

01.什么是附加证明书(Apostille)?


附加证明书是文书出具国指定的主管机关为公文书签发的一个验证证书,具有《公约》要求的固定内容,具体包括文书出具国、签署人、签署人身份和印鉴名称4项文书相关信息,以及签发地、签发日期、签发人、附加证明书编号、签发机关印鉴和签名6项证明信息共10个要素。为便利公文书在国外使用,附加证明书一般使用包括英、法文及本国语言在内的两种或三种语言的范本。公文书加贴附加证明书后,可直接送往《公约》缔约国使用,无需办理传统领事认证。每份附加证明书都有一个公开注册的编号,用文方可利用文书出具国提供的核查渠道验证其真伪。


附加证明书与领事认证书功能等同,仅证明公文书上最后一个印鉴、签名属实,不对公文书内容本身的真实性和合法性负责。公文书内容真实性仍遵循“谁出具,谁负责”原则。

02.什么文件需要办理

附加证明书?


我国公民要去国外学习、工作、居住,或是在国内办理出国签证时,通常需要使用某些国内公证处出具的涉外公证书,如出生公证、未受刑事处分公证、授权委托书公证、合同公证等等,这些公证书在送《公约》缔约国使用前可能需要办理附加证明书。企业因境外经贸活动需要,常需向贸促会申请原产地证、发票、装箱单等,或向出入境检验检疫机构申请原产地证明、动植物出口检疫证明书等,上述文书在送《公约》缔约国使用前,可能需办理附加证明书。《公约》缔约国名单可在中国领事服务网http://cs.mfa.gov.cn/)相关栏目查询。


公民个人或企业出国办理事务或进行经贸活动,外国驻华使领馆或该国的有关部门通常会向当事人提出文书领事认证或附加证明书要求,您应当按对方的要求准备相应文书。

03.什么样的文书不能办理

附加证明书?


送往《公约》非缔约国使用的文书不能办理附加证明书。此外,申请附加证明书的文书有下列情形之一的,签发机构不予办理:(1)文书的印鉴、签名不属实的;(2)文书的印鉴、签名未进行备案,或者与备案不相符的;(3)文书的印鉴、签名、装订、时效等不符合出文机构、用文机构规定和要求的;(4)可能损害中国国家利益和社会公共利益的;(5)附加证明书签发机构认为不应办理的其他情形。

04.涉外公证书必须办理

附加证明书吗?


一般情况下,我国内出具的涉外公证书送《公约》缔约国使用,如相关国家用文机构要求办理附加证明书,应按有关要求办理。

05.我国内地文书送国外使用应

如何办理附加证明书?


我国内地出具的涉外公证书或其他证明文书送《公约》缔约国使用如需办理附加证明书,应向外交部领事司或外交部委托的地方外办申请办理。

06.哪些文书需在外交部

办理附加书?


外交部可为全国各地出具的公文书办理附加证明书。但一般情况下,送往《公约》缔约国使用的、在地方外办签发附加证明书范围之外的文书,由外交部领事司负责办理。

07.哪些文书需在外交部委托的

地方外办理附加证明书?


送往《公约》缔约国使用的文书,如系在外交部委托的地方外办所在省(市、区)内涉外公证机构或出入境检验检疫机构、贸促会出具的涉外公证书或其他证明文书,应在该省(市、区)外办办理附加证明书。

08.如何核验附加证明书真伪?


根据《公约》规定,缔约国主管机关应对其签发的附加证明书建立登记册,并应任何利害关系人的申请,核实附加证明书的真实性。如需核验我国签发的附加证明书真伪,可通过访问中国领事服务网(http://cs.mfa.gov.cn/)“文书核查”栏目下“领事认证/附加证明书核查”系统,输入认证号和贴纸号进行核验,或手机访问附加证明书上的核查网址(https://consular.mfa.gov.cn/VERIFY/)并扫描二维码进行核验。


如需核验缔约国签发的附加证明书真伪,可联系其主管机关,具体名称及联系方式等信息可访问海牙国际私法会议官网(https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/print1/?cid=41


09.当事人在向涉外公证机构申请

出具文书时应注意什么?


涉外公证书由涉外公证机构出具,在证词、格式、用纸、译文等方面均有专门规定。当事人在向涉外公证机构申请出具文书时,应该明确告知文书拟送往的国家(地区)、使用目的及其他相关信息,以便相关机构有针对性地出证。

10.A省公证机构出具的涉外公证书,是否可以到B省外事办公室申办附加证明书


不可以。由于被委托办理附加证明书的地方外办只有本省(市、区)内涉外公证机构或其他出文机构的印章或签字备案,不能为其他省(市、区)出具的文书办理附加证明书。

11.如何知道要办理附加证明书

还是领事认证书?


送往《公约》非缔约国使用的文书不能办理附加证明书。此外,申请附加证明书的文书有下列情形之一的,签发机构不予办理:(1)文书的印鉴、签名不属实的;(2)文书的印鉴、签名未进行备案,或者与备案不相符的;(3)文书的印鉴、签名、装订、时效等不符合出文机构、用文机构规定和要求的;(4)可能损害中国国家利益和社会公共利益的;(5)附加证明书签发机构认为不应办理的其他情形。

12.是否可以申办一式多份文书的

附加证明书


可以。当事人可根据文书使用国的要求,办理相应份数的涉外公证书或其他证明文书(均为原件),并按有关规定办理附加证明书。

13.外国对办理附加证明书的文书

有何要求


(1)不同国家对送往该国使用的文书有不同要求,当您向涉外公证机构或其他出文机构申办涉外公证书或其他证明文书时,应明确告知文书拟送往使用的国家、使用目的及其他相关信息,以便上述机构准确出证。


(2)各国对各种公证书的时效有不同的规定,如意大利要求结婚公证书有效期为3个月,荷兰要求所有公证书有效期为6个月,奥地利要求未受刑事处分有效期为1个月等等。鉴此,请您根据有关要求和需要及时办理附加证明书,并在办理后尽快使用。


(3)外交部领事司根据外国驻华使馆的最新通知,及时发布和更新《外国驻华使馆(代表处)领事认证/附加证明书规定汇编》。有关申办单位或人员可在申办文书的附加证明书前访问中国领事服务网(网址:http://cs.mfa.gov.cn/)相关栏目,或电话咨询010-65889761,以获得各国对公证书的具体要求。因相关信息系根据外国驻华使馆通报整理而成,因各种原因可能存在未及时更新的情况,仅供参考。如欲获取最新信息,建议浏览相关外国驻华使馆网站。

14.办理附加证明书用的文书为何应附相关译文


因办理附加证明书的文书要送国外使用,一般情况下,在办理涉外公证书或其他证明文书时,应附上文书使用国要求语种的译文。建议申请人事先与国外用文机构确认是否需要提供相关译文。

15.居留在《公约》缔约国的我国公民如何对国内发生的事实办理

公证和附加证明书手续


如居留在《公约》缔约国的我国公民的出生、亲属关系或未受刑事处分等事实发生在国内,应向国内公证机构申办涉外公证,并办理外交部或其委托的地方外办的附加证明书。如当事人无法亲自回国办理,可委托他人代办。

16.已经带到《公约》缔约国的文书,是否可向我驻外使领馆申办

附加证明书


不可以。我驻外使领馆不受理国内出具的涉外公证或其他证明文书的附加证明书申请。当事人应将文书送回国内,按程序办理外交部或其委托的地方外办的附加证明书。如当事人无法亲自回国办理,可委托他人代办。

17.外国驻华使领馆为其本国公民出具的文书如在中国境内使用,是否需要向中国主管机关申请

附加证明书


外国驻华使领馆为其本国公民出具且在中国境内使用的文书,原则上无须向中方申请办理附加证明书。

18.内地文书送香港或澳门使用

需要办理附加证明书吗


送往香港使用的涉外公证书需在外交部领事司办理确认手续,而不是办理领事认证或附加证明书,但程序和要求基本相同。根据外交部授权,均可以出具附加证明书(Apostille)。